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¿Cómo maximizar tu productividad y ayudar a tu gente a hacer lo mismo?

Recordemos que el activo más valioso con el que contamos es el tiempo, ya que no es renovable y de la forma de  su inversión depende si nuestro negocio mejora o no.

Ahora te mostraré dos pasos muy simples que te permitirán desarrollar e incrementar tu productividad de forma asombrosa.

Paso 1. Tócalo sólo en una ocasión. Veamos si te suena familiar: llegas a la oficina, miras tu escritorio lleno de papeles que atender , tomas el primer documento, lees un poco acerca de qué se trata y piensas: “uhmm, seguramente requeriré más tiempo del que dispongo en este momento”. De pronto, tu teléfono suena y te piden un minuto para atender algo que tienes que buscar en tus correos. Cuando comienzas a mirar,  varios correos captan tu atención. Tratas de encontrar el que requieres para contestarle a la persona que está del otro lado de la línea. Aún estás en la llamada y cuando cuelgas, ya ha pasado media hora desde que llegaste y todavía no has hecho algo productivo. ¿Te ha ocurrido?

Esta simple regla de tócalo solo en una ocasión puede cambiar radicalmente la productividad de cada persona que trabaja contigo.

Si lo tocas o lo miras, toma acción hasta terminarlo correctamente y al 100%. Éste es el primer paso para un gran manejo de tu tiempo. No abras un correo o leas otra cosa hasta no terminar con lo primero que miraste. Tan pronto pongas esta regla en acción, te darás cuenta de que, entre más archivos tengas, mayor control y planeación necesitarás para trabajar con ellos. Éste es el primer paso para volverte altamente productivo.

Paso 2. El manejo del correo electrónico. Veamos otro ejemplo: a alguna persona le envías un mensaje con el título “En puerta el entrenamiento de Business Coaching Firm acerca de cómo incrementar tus utilidades”, y ésta responde algo así: “Gracias, sí asistiré. Ya reservé mi lugar, por cierto, ¿has hablado con José acerca del presupuesto que te mencioné?”. El correo va y regresa haciendo referencia al problema del presupuesto con José, y aún tiene el mismo titulo.

tiempo_reloj

Una semana o dos después alguien te pregunta  qué ha pasado con el tema de José. Uno de esos siete correos tiene la respuesta pero debes abrirlos todos para encontrar la información que necesitas. Entonces, la regla es ésta: cambia el título del correo tantas veces como tú o alguien de tu equipo cambie el contenido del correo. Incluso invita a  tus clientes y proveedores  a adoptar esta regla al interactuar contigo

De esta forma, cualquiera en tu compañía podrá tener a la vista de qué se trata el correo y tomar una decisión: “¿Puedo lidiar con este tema ahora?”. Si por alguna razón no es el momento apropiado, podrá colocarlo en el fólder correspondiente o moverlo a su lista de cosas por hacer.

Esta simple regla no debe subestimarse. El correo electrónico puede ser el asesino número uno de un efectivos manejo de tu tiempo. Las compañías que tienen todo el tiempo reglas de alerta para abrir los nuevos correos mantienen a su gente trabajando en modo reactivo.

Recuerda: la concentración es como un músculo que se vuelve más fuerte entre más se ejercita; si te distraes cada vez que suena el teléfono o llega un correo, te volverás cada vez menos efectivo.

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