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Contabilidad electrónica, la nueva disposición tributaria

Si usted es un gerente financiero o es responsable de los deberes básicos de contabilidad de una pyme, ya debió haber abandonado la obsoleta práctica de la contabilidad en papel y adoptado el formato electrónico.

Como empresa o persona moral ya es una obligación en México , desde julio del 2014, llevar la contabilidad de su pyme en medios electrónicos e ingresar su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria SAT. Para las personas físicas con actividad empresarial estas disposiciones aplican a partir de enero del 2015.

El mantener los registros de los informes financieros y las actividades de contabilidad en papel resultaba siempre un proceso tedioso, laborioso además de riesgoso ya que dicha información podía ser robada, traspapelada y perdida fácilmente.

La contabilidad electrónica te da seguridad

Seguridad es uno de los beneficios que la contabilidad electrónica ofrece.
A pesar del esfuerzo de archivar adecuadamente los documentos financieros y la información confidencial, siempre existía el riesgo de que esos documentos pudieran ser robados, dañados o perdidos. Los desastres naturales, incendios y otros imprevistos podían acabar con los archivos de papel. Ahora la contabilidad electrónica mantiene respaldada tu información y si la computadora está bloqueada o si tu oficina sufre las consecuencias de desastre naturales, los registros pueden se restaurados fácilmente, de tal manera que tu negocio puede estar en funcionamiento en pocas horas.
Transferir la información financiera a un formato electrónico ofrece más protección de la valiosa información de tu pyme. Hay que recordar mantener regularmente un respaldo de la información y almacenarla en un servidor seguro, tu tienes ahora la ventaja de reducir el riesgo de robo, daño y pérdida.

El formato electrónico te ayuda a mantener tu información financiera organizada así como también de ayudarte a recuperar la información importante con facilidad.

Aumenta la productividad

El formato electrónico mejora la productividad en el departamento de contabilidad y reduce costos ya que el gerente financiero o contable puede extraer datos en cuestión de minutos.

El elaborar informes, recuperar información específica acerca de transacciones o su historial financiero a partir de información contable de tu pyme con formato de papel llevaba horas para ser completado. Los contadores pasaban mucho más tiempo de lo necesario gestionando tareas básicas de contabilidad. El formato electrónico demanda menos tiempo para procesar cada transacción, y el departamento de contabilidad ahora puede producir informes en cuestión de minutos.

Los registros electrónicos te ayudan a crear un sistema en el que todo se almacena en un área específica y tiene acceso inmediato cuando lo requieras.

Rápido acceso e información precisa

A veces múltiples departamentos necesitan tener acceso a la información financiera. Tus empleados pueden tener que presentar informes de gastos y otra información para el departamento de contabilidad, o pueden necesitar equipos para trabajar en proyectos relacionados con las finanzas en un momento dado. Tener la información disponible en formato electrónico en un servidor seguro hace que sea más accesible. Puedes configurar archivos, proteger información con contraseñas, y autorizar el acceso a usuarios específicos. Si sólo tuvieras un sistema de papel en su lugar, estas personas tendrían que gastar una cantidad significativa de tiempo manejando el papeleo y comunicándose con otros empleados sólo para obtener la información que necesitan.

Una de las mayores ventajas de cambiar tus archivos contables del papel al formato electrónico es que la información financiera puede ser revisada, analizada y ordenada fácilmente para producir informes precisos. Con los sistemas de contabilidad basados ​​en papel, a un contador le podía tomar más de una hora el crear estados de flujo de efectivo utilizando los datos más recientes disponibles. En formato electrónico, la información está fácilmente disponible para ejecutar todo tipo de informes financieros.

La posibilidad de tener acceso a datos financieros en tiempo real es invaluable para cualquier empresa.

Cambiar de Contabilidad tradicional a la electrónica es un gran proyecto, pero ofrece una multitud de beneficios para cualquier pyme, desde impulsar la productividad, tener acceso a los datos financieros precisos, hasta aumentar la seguridad en torno a la información financiera confidencial.

Por Karla Murphy
Directora de Comunicación
Business Coaching Firm
Aceleradora de Empresas reconocida por el INADEM –SE
contacto@bcfmexico.com

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